Eine Geschäftsreise mit einer privaten Reise zu verbinden, gilt heute als Trend und wird gerade von unter 40-Jährigen als Selbstverständlichkeit gelebt: Dabei kann entweder ein Wochenende oder ein Urlaubstag an die Geschäftsreise angehängt werden oder aber der Reisende verbindet den Aufenthalt mit einem privaten Termin am Zielort der Geschäftsreise. Ein Unternehmen tut gut daran, diesem Trend nicht entgegenzutreten, um attraktiv für Mitarbeiter zu sein.
Steuerlich ist die Verbindung von Geschäftsreise und Privatreise dann nicht, wenn durch die Privatreise keine Mehrkosten für das Unternehmen entstehen:
Ein privates Treffen oder ein privater kultureller Ausflug am Abend einer mehrtägigen Geschäftsreise ist steuerlich vollkommen irrelevant, wenn am gleichen Tag am Zielort auch eine geschäftliche Tätigkeit erbracht wurde.
Erst wenn ein ganzer Tag entweder innerhalb einer Geschäftsreise oder daran angedockt rein privater Natur ist, dann muss dieser Tag als Unterbrechung der Geschäftsreise in der Reisekostenabrechnung gekennzeichnet werden. Für diesen Tag dürfen dann auch keine Verpflegungsmehraufwendungen geltend gemacht werden.
Ein privates Treffen oder ein privater kultureller Ausflug am Abend einer mehrtägigen Geschäftsreise ist steuerlich vollkommen irrelevant, wenn am gleichen Tag am Zielort auch eine geschäftliche Tätigkeit erbracht wurde.
Erst wenn ein ganzer Tag entweder innerhalb einer Geschäftsreise oder daran angedockt rein privater Natur ist, dann muss dieser Tag als Unterbrechung der Geschäftsreise in der Reisekostenabrechnung gekennzeichnet werden. Für diesen Tag dürfen dann auch keine Verpflegungsmehraufwendungen geltend gemacht werden.
Auch die Hotelübernachtung während des Privatteils der Reise muss vom Reisenden privat übernommen werden.
Für die Beförderung zum Zielort per Flug, Bahn oder Auto gilt, dass durch die Verlängerung der Reise um einen Privatanteil keine Mehrkosten entstehen: Bei Flügen sollte man daher nachweisen, was der Hin- oder Rückflug gekostet hätte, wenn man die Reise nicht um den privaten Anteil verlängert hätte: Sind die Kosten identisch oder niedriger, werden die Kosten voll der Geschäftsreise zugeschlagen. Erhöhen sich aber die Kosten durch die Verlängerung, muss die Differenz vom Reisenden privat getragen werden.
Gleiches gilt für die Mitnahme von Partner oder Kindern: Die Mehrkosten, die dadurch entstehen, sind vom Reisenden privat zu tragen.
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