Die sogenannte 3-Monats-Regel besagt, dass Verpflegungspauschalen längstens für drei Monate bezahlt werden, wenn der Reisende immer wieder an den gleichen Zielort reist (ESTG §9, 4a). Das kann zum Beispiel bei länger währenden Kundenprojekten vorkommen aber auch, wenn an Arbeitnehmer mal an dem einen und mal an dem anderen Unternehmensstandort tätig ist.
Wie wird aber die 3-Monats-Regel genau berechnet? Sie beginnt zu laufen, sobald der Reisende drei aufeinander folgende Tage an der gleichen Adresse tätig war. Ist er das innerhalb der nächsten drei Monate immer mal wieder – also wieder drei Tage am selben Ort, dann dürfen nach Ablauf von drei Monaten keine Pauschalen mehr gezahlt werden.
Unterbrochen wird die Berechnung der drei-Monats-Frist nur, wenn zwischen zwei Aufenthalten volle vier Wochen liegen, dann beginnt die Berechnung der Frist wieder von vorn.
Reisekostenabrechnungstools verfügen zum Teil über entsprechende Warnfunktionen, allerdings ist es hierzu notwendig, beim Reiseziel jeweils immer die volle Adresse einzutragen. Darüber hinaus empfiehlt es sich, über ein Reporting die Reiseziele von Vielreisenden auszuwerten, um die Einhaltung der 3-Monats-Regel zu überprüfen.
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